Jobdesk Business Executive, ngapain ya?

Pastikan kamu udah baca dan paham betul sama jobdesk kamu. Jobdesk itu tertulis di perjanjian kontrak kerja, jadi kita bisa persiapin diri lagi deh biar ngga kaget. Basicly, business executive ini yang berperan untuk maintain komunikasi sama rekan bisnis perusahaan, yang pastinya harus disampaikan juga ke internal perusahaan.

Pertama hal yang pasti dikerjakan sama BE adalah meeting, meeting dengan client untuk dapetin brief proyek. Setiap client tentu proyeknya beda-beda, nah yang berhubungan dengan kantor gue Market Research and Advertising adalah, media televisi, radio, majalah, koran, agency, Lembaga kemanusiaan, IT company, perusahaan rating (Nielsen), perusahaan khusus di bidang Public Relation, perusahaan khusus di bidang Focus Group Discussion, Bank, perusahaan pemasangan media luar ruang, dll. Intinya, gue berhubungan dengan client yang membutuhkan jasa riset, dan semacam monitoring media luar ruang.

Kokas, Jaksel.

Alhamdulillah gue pernah bersapa dan atau berkunjung ke kantor-kantor berikut, Aksi Cepat Tanggap, Gebyar Komunikasi, Artek Group, Nielsen, Group M, Dentsu, Bank CIMB, Bank BNI, City Vision, Coconut Advertising, IKEA, Mayora, Wadantra, Narrada Communication, Richeese Nabati, NET, Trans TV, TRANS 7, MNC Group, TvOne, ANTV, CNN, Kompas Tv, Metro Tv, Elven, Citra Surya Indonesia, KSO, Shopee, Kokas, SAP, Havas Indonesia, Omnicom Media Group, Indonesia Communication, Yayasan Emas, Megapro Communication, J-Cosme, Starcomm, IPG, daaan gatau lagi lupa hehe. Beruntungnya gue karena gue bertugas langsung sama atasan-atasan, jadi banyak cerita dan pengalaman yang gue dapetin.

Nah, meeting juga dilakuin bareng freelancer surveyor atau sama internal perusahaan. Biasanya di kantor tentu ada progress report, meeting dadakan kalau ada proyek, dan briefing surveyor bisa di kantor atau kita samperin mereka yg diluar kota. Progress report adalah rincian rencana kerja maupun kerjaan apa aja yang udah dikerjain atau lagi di kerjain, dan membuat progress report ini gue selalu berkolaborasi dengan rekan gue one and only Intan as Research Executive. Jadi bedanya gue dan intan, gue fokus ke komunikasi, sedangkan intan ke pelaporan, teknis pengambilan data, dan kualitas data tentunya, walaupun seringkali dia merangkap jadi gue, kalo gue sih ngga mungkin rangkap dia, gak paham haha.

Briefing dengan surveyor di kantor juga kerja bareng sama Fatih as Digital Mapping dan Alfi as Research Executive, kalau Fatih bagian yang handle freelancer dan teknis lapang. Alfi bagian pembuat kuesioner digital juga penjaga data yang masuk nanti, nah kalo Alfi sama Intan kerjaannya mirip-mirip. Kita seringkalli disebar ke berbagai kota biar waktu kerja surveyor selesainya beriringan. Waktu itu gue dan intan kebagian briefing ke Semarang. Jangan lupa kalau kalian dapet tugas keluar kota, extend hari dan jalan-jalan :p

Duren Tiga, Jaksel.

Kedua, siapin presentasi!
Wah meeting tanpa presentasi apa artinya.. namun jangan diambil hati bila sudah membuat file presentasi berujung tidak dipakai. Itu hal lumrah. Karena kemungkinannya adalah, atasan kita ingin kita belajar lagi dan lagi, menguji ketepatan waktu, ketelitian hasil kerja, dan tentunya kualitas hasil kerja. Kalau hasilnya biasa aja atau ngga sesuai sama apa yang diharapkan, wajar, karna kamu baru sekali nyoba! Dan adalah hal yang ngga wajar kalau file “newbie” dipakai untuk presentasi dengan audiens sekelas atasan, jadi kamu harus terus belajar ya!

Ketiga, jangan lupa untuk selalu konfirmasi kehadiran meeting. Tentang jadwalnya, waktunya, audiensnya, topiknya, walaupun kamu udah janjian, h-1 atau di hari-h kamu harus tetep konfirmasi sama client dan ingetin pihak internal.

Keempat, catat segala informasi penting ketika meeting berlangsung. A-Z, se-mu-a-nya! :) Kamu harus memperhatikan segala yang terjadi disaat meeting, jadi nilai plus kalau kamu bisa mempelajari gerak gerik atau emosional mereka, and I did it. Dan itu seru, karena habis itu jadi bahasan atau gue konfirmasiin  sebenernya ada apa sih….ea.. Nantinya catatan kamu di emailkan ke partisipan meeting, minimal internal perusahaan kamu, catatan itu namanya Contact Report. Kalau di pembahasan ada agenda penting, bisa jadi reminder kamu sebagai BE untuk follow up. Yap, maintain communication ~ follow up.

MNC Tower, Jakbar.

Kelima, follow up. Kamu di posisi entry level dan newbie di dunia kerja, jadi kamu harus amatlah sopan dalam mengingatkan atau menagih deadline. Karena ini akan berpengaruh sama kinerja selanjutnya, dan jadi penentu juga tuh klien betah apa engga di handle sama lu, bahkan jadi penentu juga akan terjadi hubungan yang berkelanjutan apa engga…. Terima kasih Pak Bakti, Mas Fajar, Intan, Zul yang suka ingetin gue untuk ingetin client.

Keenam, saatnya maintain komunikasi di internal perusahaan, sebagai reminder ke bagian admin/finance tentang penagihan Invoice dan segala macam Administrasi. Biasanya, perihal Administrasi dan segala formalitasnya yang sedikit ribet, kuncinya adalah, jangan pelupa :p Terima kasih Mba Mey, Mba Kiki, Eka.

Ketujuh, bikin Report atau laporan dari hasil proyek tentunya! Nah disini, kalau gue pribadi, biasanya disesuaikan juga sama background Pendidikan, karena gue dari komunikasi, jadi ngga semua report riset gue kerjain, bahkan jarang sih. Gue lebih sering ngerjain tambahan atau pelengkap reportnya aja. Jadi pastikan kamu punya nilai plus, bisa ms.excel, photoshop/corel/pereditan gambar juga video. Jangan cepet puas dengan softskill hardskill yang kamu punya, terus kembangin diri kamu, karena ngga ada kata terlambat buat belajar hal baru.

Terakhir, bikin Completion of work atau BAPP, berita acara penyelesaian pekerjaan. And voila, you did your job! And ready to welcoming another job, another chance, another skills! Tekanan pekerjaan deadline pasti ada, tapi nikmatin aja, itu semua bagian dari pembelajaran, yang bakal jadi bekal untuk pekerjaan lainnya. Harus punya mental kuat untuk belajar hal baru, karena ngga langsung berhasil, tapi pengalaman kegagalan lah yang justru memotivasi kita.

Hey tunggu, kamu juga butuh temen kerja yang asik, yang bisa dipercaya, bisa bantu kerjaan kamu juga bisa di ajak seneng2, ngga melulu fokus sama diri kamu ya, dan nantinya mereka lah yang jadi pertimbangan berat kalau kamu pindah tempat kerja.

Good luck first jobber!